Hoe printers de productiviteit op kantoor kunnen verhogen

Als het even geleden is sinds je jouw kantoormateriaal hebt bijgewerkt, zou je verrast kunnen zijn door het verschil dat een nieuwe printer kan maken voor de productiviteit van jouw team. In vroegere tijden vormden printers vaak bottlenecks die medewerkers tegenhielden. Printers deden er lang over om taken te voltooien, liepen regelmatig vast en werden voornamelijk gezien als domme apparaten die onvermijdelijk tijd en geld kostten om te gebruiken en te beheren.

Moderne printers hebben zoveel functies die van jouw kantoor een krachtpatser van productiviteit kunnen maken. In plaats van alleen een kostenpost zijn printers eigenlijk in staat om bij te dragen aan jouw vermogen om informatie effectiever te beheren, kosten te verlagen en taken efficiënter te voltooien.

Een multifunctionele printer (MFP) combineert een printer, kopieerapparaat, scanner en faxmachine. Door deze functionaliteit te combineren in één apparaat, bespaart het tijd, geld en ruimte.

Er zijn zeven manieren waarop jouw kantoorprinter de productiviteit van jouw team aanzienlijk zou kunnen verhogen:

Gebruiksvriendelijke interfaces besparen tijd

Moderne printers worden steeds gebruiksvriendelijker met een touchscreen en knoppen die intuïtief zijn in gebruik en vaak apps nabootsen die mensen gewend zijn te gebruiken op hun telefoons en tablets. Dit betekent dat gebruikers geen training nodig hebben voordat ze aan de slag kunnen; zelfs complexe printopdrachten kunnen gemakkelijk en correct worden uitgevoerd. Dit betekent dat mensen geen tijd verspillen aan het proberen uit te zoeken hoe ze de print-outs kunnen krijgen die ze nodig hebben. In plaats daarvan kunnen ze doorgaan met hun kerntaken met de printer als een facilitator in plaats van een obstakel.

Scannen vermindert papierafval en tijd die wordt besteed aan het organiseren van documenten

Door gebruik te maken van de scanfunctionaliteit van een moderne printer kun je papierafval verminderen en minder tijd besteden aan het heen en weer schuiven van papier. Met optische tekenherkenning (OCR) zijn de gescande documenten doorzoekbaar, dus het is gemakkelijk om ze opnieuw te vinden. Met workflows op zijn plaats kun je ervoor zorgen dat gescande documenten rechtstreeks naar ontvangers worden gestuurd via e-mail of naar vooraf bepaalde bestanden op computers, servers of in de cloud. Al deze automatisering betekent dat jouw medewerkers geen tijd meer hoeven te verspillen aan het beheren van documenten.

Het uitbesteden kan worden verminderd door verbeterde mogelijkheden

Voor bedrijven die veel hoogwaardige documenten afdrukken, was het vroeger logisch om veel van dit werk uit te besteden aan professionele printers. Dit zou de druk op interne printers verminderen en een kwalitatief hoogwaardige output garanderen. Moderne printers zijn echter capabeler geworden en kunnen de professioneel ogende documenten leveren die veel bedrijven nodig hebben. Dit betekent dat bedrijven meer in-house kunnen printen en alleen uitbesteden wanneer dat absoluut noodzakelijk is, waardoor de kosten worden verlaagd.

Dit betekent ook dat het team meer tijd kan besteden aan het maken van het perfecte document omdat ze geen extra tijd hoeven in te plannen voor het externe bedrijf om hun opdracht af te drukken. Wanneer ze weten dat ze de afdrukknop meteen kunnen indrukken zodra het document klaar is, kunnen ze eraan blijven werken tot het laatste moment.

Controle over de kwaliteit van jouw afdrukken

Jouw afdrukken hoeven niet altijd van professionele kwaliteit te zijn. Als je documenten afdrukt voor intern gebruik, met name om concepten te controleren, kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om in zwart-wit en dubbelzijdig af te drukken. Dit bespaart inkt of toner en papier. Vervolgens kun je de instellingen wijzigen voor een meer professionele output voor de definitieve versie.

Controle over wie toegang heeft tot jouw afdrukken

Informatiebeveiliging is een belangrijke kwestie voor bedrijven van alle groottes. Een vaak over het hoofd gezien gebied van informatiebeveiliging is de printer. Wanneer mensen gevoelige documenten afdrukken en deze vervolgens op de printer achterlaten, kan iedereen ze bekijken of zelfs stelen. Door gebruikers te verplichten een code in te voeren of een kaart te swipen bij het apparaat voordat de afdrukopdracht wordt vrijgegeven, kan jouw moderne printer dit beveiligingsprobleem oplossen.

Dit heeft als bijkomend voordeel dat het aanzienlijk afval vermindert door te voorkomen dat mensen documenten afdrukken, ze vergeten en ze vervolgens opnieuw afdrukken. Als iemand een document naar de printer stuurt en de print-out niet ophaalt, wordt het eenvoudigweg niet afgedrukt. Dit kan je aanzienlijk besparen wat betreft verspild papier, toner of inkt.

Mobiele connectiviteit maakt afdrukken onderweg mogelijk

Sommige printers bieden mobiele connectiviteit aan. Voor teams die constant onderweg zijn, bespaart dit enorm veel tijd. In plaats van achter een kantoortoestel te moeten zitten, het document op te halen en het vervolgens naar de printer te sturen, kun je het document gewoon rechtstreeks vanaf je mobiele apparaat afdrukken.

Aanpasbaarheid bespaart tijd bij herhaalde opdrachten

Wanneer jouw team regelmatig soortgelijke documenten afdrukt, kun je tijd besparen door deze opdrachten in te stellen in jouw printer om automatisch uit te voeren. Of het nu gaat om het wijzigen van papierformaten, nieten, het gebruik van verschillende papiersoorten of het afdrukken in kleur versus zwart-wit, het vermogen om deze instellingen automatisch aan te passen betekent dat jouw personeel taken sneller kan uitvoeren. Ze kunnen dan hun tijd besteden aan waardevollere activiteiten die bijdragen aan de groei van het bedrijf.